Selbstbestimmung und partizipative Dienstplanung: Darum ist Kontrolle allein nicht mehr zeitgemäß

Jakob ToftgaardGeschätzte Lesedauer: 2 Minuten

Händler:innen sehen sich aktuell nicht nur mit einem steigenden Wettbewerbsdruck konfrontiert. Auch die Lage auf dem Arbeitsmarkt ist angespannt. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, ist es essenziell, Ansätze zu finden, welche die Produktivität steigern und das Mitarbeiterengagement fördern. Ein solcher Ansatz ist die partizipative Dienstplanung. Jakob Toftgaard, Gründer und CEO von tamigo, gibt in seinem Gastbeitrag einen Einblick in den Ansatz partizipativen Dienstplanung.

Selbstbestimmung und partizipative Dienstplanung als neue Erfolgsgaranten

Im Einzelhandel stehen Veränderungen auf der Tagesordnung: Trends und saisonale Schwankungen erfordern ein kontinuierliches Umdenken. Es ist daher kein Wunder, dass Arbeitnehmende mehr Mitspracherecht fordern und sich mit unflexiblen Prozessen nicht mehr zufriedengeben. Selbstbestimmung ist der neue Schlüssel zum Erfolg.

Eine Möglichkeit, mehr Selbstbestimmung zu etablieren, bietet die partizipative Dienstplanung. Im Gegensatz zur traditionellen Top-down-Planung werden alle Mitarbeitenden in die Dienstplanung einbezogen. Sie können ihre Präferenzen frei äußern und über Selbstbedienungsfunktionen (engl. Self-Service) auf Schichten bieten oder diese untereinander tauschen. Durch den offenen Dialog entsteht ein kollaborativer Prozess, der das Autonomiegefühl stärkt.

Das Besondere: Partizipative Dienstplanung ist durch teilweise Selbstplanung gekennzeichnet. Manager:innen geben die Kontrolle nie ganz aus der Hand. Stattdessen setzen sie diese dort ein, wo es sinnvoll ist – z. B., um sicherzustellen, dass interne Prozesse funktionieren und relevante KPIs erreicht werden. Deshalb müssen sie jede Entscheidung genehmigen. So wird den Mitarbeitenden die Selbstbestimmung über ihren Alltag ermöglicht, Produktivität und ein reibungsloser Betrieb werden jedoch nicht gefährdet.

Geschäftsvorteile für den mittelständischen Einzelhandel

Seit einiger Zeit verfolgen zahlreiche Unternehmen in Skandinavien den partizipativen Ansatz. Auch Einzelhändler:innen hierzulande können davon profitieren:

  • Verbessertes Mitarbeiterengagement: Die teilweise Selbstplanung erhöht das Engagement, denn die Belegschaft erhält mehr Kontrolle über ihren Arbeitsalltag.
  • Optimierte Personalplanung: Durch die Übertragung von Verantwortung sparen die Unternehmen viel Zeit. Das macht den gesamten Prozess effizienter.
  • Gesteigerte Arbeitgeberattraktivität: Der Ansatz unterstreicht die Mitarbeiterorientierung. Dies erhöht die Arbeitgeberattraktivität und erleichtert die Rekrutierung von Fachpersonal.
  • Erhöhte Kundenzufriedenheit: Optimierte Dienstpläne führen zu reibungslosen Abläufen und motiviertem Personal. Das verbessert die Servicequalität und steigert die Kundenzufriedenheit.

Von Theorie in die Praxis: Partizipative Dienstplanung erfolgreich umsetzen

Die erfolgreiche Umsetzung von partizipativer Dienstplanung erfordert ein Umdenken im gesamten Unternehmen. Besonders die folgenden Tipps können dabei helfen:

  • Offene Unternehmenskultur: Die Unternehmensleitung muss das Konzept unterstützen und eine Kultur fördern, die auf Vertrauen basiert.
  • Klare Richtlinien: Filialleitungen benötigen klare Richtlinien. Sie sollten z. B. über die Anforderungen der Dienstplanung und über die Anzahl der geplanten sowie budgetierten Stunden informiert werden.
  • Aktive Einbeziehung: Alle Mitarbeitenden sollten aktiv in den Planungsprozess einbezogen werden. Moderne Lösungen wie eine digitale Personalplanung können den Prozess erleichtern.
  • Unterstützung durch Technologie: Eine ganzheitliche Personaleinsatzplanung hilft, Abläufe zu vereinfachen und bietet eine intuitive Möglichkeit, Verfügbarkeit anzugeben, geplante Schichten einzusehen sowie Arbeitszeiten zu tauschen.

Zeitersparnis und Mitarbeiterengagement: Partizipative Dienstplanung bedeutet nicht, die Kontrolle zu verlieren

Um den Herausforderungen des Handels gerecht zu werden, ist es zentral, die Arbeitsbedingungen attraktiver zu gestalten. Statt sich ausschließlich auf Top-down-Entscheidungen zu verlassen, müssen Händler:innen Kontrolle genau dort einsetzen, wo sie sinnvoll ist. Dabei ist die Förderung der Eigenverantwortung durch partizipative Dienstplanung entscheidend. Das Konzept verleiht den Mitarbeitenden mehr Verantwortung und Autonomie, ohne dem Management die Kontrolle zu entziehen. So sparen Unternehmen Zeit und verbessern das Mitarbeiterengagement.

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