Schon lange nicht mehr haben nur große Handelsunternehmen Warenwirtschaftssysteme im Einsatz. Auch kleine und mittlere Betriebe haben die Vorteile erkannt.
Gründer im Einzelhandel, egal ob stationär oder online, planen mittlerweile oft schon von Beginn an ein, ihr Geschäftstreiben über ein Warenwirtschaftssystem zu organisieren – wir erklären Ihnen, warum das definitiv eine gute Idee ist!
Was ist ein Warenwirtschaftssystem?
Ein Warenwirtschaftssystem, oft auch kurz Warenwirtschaft genannt, ist ein computergestütztes Verfahren, das genutzt wird, um Warenbestand und -bewegung eines Unternehmens zu erfassen und zielorientiert zu verarbeiten. Das bedeutet konkret, dass alle Artikel, die ein Händler beispielsweise verkauft, dort gelistet sind. Kauft ein Kunde das Produkt, wird das wiederum im Warenwirtschaftssystem verbucht und der Bestand aktualisiert. Werden neue Waren beschafft, werden diese direkt ins Warenwirtschaftssystem aufgenommen. Der Unternehmer hat so einen Überblick über den kompletten Warenfluss in seinem Geschäft.
Über verschiedene Schnittstellen können Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme, das Kassensystem und der Online-Shop angeschlossen werden. Damit unterstützt das Warenwirtschaftssystem auch bei Inventur und Jahresabschluss. Weitere Module ermöglichen die Anbindung an Marktplätze und Retourenprogramme sowie CRM-Systeme.
Welche Vorteile bietet mir ein Warenwirtschaftssystem?
Warenwirtschaftssysteme kosten Geld – und das regelmäßig. Die Preisspanne ist groß, abhängig von Software und Unternehmensgröße. So fragt sich mancher Händler berechtigterweise, ob sich die Investition lohnt. Führt man sich aber erst einmal alle Vorteile vor Augen, sollte die Entscheidung klar auf der Hand liegen.
Sie sparen Zeit!
Händisch kontrollieren, welche Artikel noch im Lager liegen, per Hand notieren, was verkauft wird, Lieferscheine ausstellen – das frisst Zeit. Wenn alle Bereiche im Unternehmen verknüpft sind und die Informationen automatisch im Warenwirtschaftssystem zusammenlaufen, kann viel Zeit eingespart werden, die dann für andere Projekte zur Verfügung steht. Am Ende des Jahres ist sodann auch die Inventur schnell erledigt: Die vorhandenen Artikel müssen nur gescannt werden und schon kennen Sie Ihre Lagerbestände. Das führt uns direkt zum nächsten Vorteil.
Sie haben stets Überblick!
Im Warenwirtschaftssystem sind alle Daten hinterlegt und das detailliert und tagesaktuell. Auch wenn Sie Ihre Produkte auf mehrere Lager verteilt haben, wissen Sie immer, wie viel von welchem Artikel derzeit im Bestand ist. Die Warenwirtschafts macht es außerdem möglich, unkompliziert Reportings zu erstellen und legt damit offen, was die sogenannten Lagerrenner oder Lagerpenner sind. Es sorgt also auch dafür, dass Sie Ihr Sortiment fortlaufend optimieren können und Lagerkapazitäten sparen.
Gerade im E-Commerce ist das nahezu unverzichtbar. Der Kunde möchte bei Bestellung sehen, ob der gewünschte Artikel verfügbar ist. Mittlerweile prüfen viele auch vor dem Gang in den stationären Handel online die Verfügbarkeit in der Filiale. Stimmen die Angaben nicht, kommt schnell Ärger auf – und der Kunde ist vielleicht für immer verloren.
Warenwirtschaft oder ERP-System?
Die Grenze zwischen Warenwirtschafts- und ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning, dt. Geschäftsressourcenplanung), also Systemen, die für die Planung und Steuerung der kompletten Ressourcen und Prozesse in einem Unternehmen zuständig sind, verschwimmt immer weiter. Wie sie sich unterscheiden, welches System am besten zu Ihnen passt und wie Sie bei der Integration vorgehen sollten, erklärt Jürgen Richter von der catalyso GmbH in unseren neuen Podcast-Folge.
Projektreferentin Mittelstand-Digital Zentrum Handel