Einführung eines Warenwirtschaftssystems
Koch Küchen e.K. stand vor der Herausforderung, die internen Arbeitsprozesse zu digitalisieren und ihre digitale Sichtbarkeit zu optimieren. Da die bisherige Arbeit mit mehreren Excel-Tabellen zunehmend an ihre Grenzen stieß und die Veröffentlichung ihrer Inhalte regelmäßiger erfolgen sollte, suchte das Unternehmen gemeinsam mit dem Mittelstand-Digital Zentrum Handel nach Möglichkeiten, die Prozesse durch den Einsatz digitaler Lösungen und Künstlicher Intelligenz effizienter zu gestalten.
DIE AUSGANGSLAGE UND HERRAUSFORDERUNG
Einführung von Cloudsystemen und einem Warenwirtschaftssystem
Koch Küchen e.K. stand vor der Herausforderung, die internen Arbeitsprozesse zu digitalisieren und effizienter zu gestalten. Bislang nutzte das Unternehmen zwölf lokal gespeicherte Excel-Tabellen als Warenwirtschaftssystem, die parallel gepflegt werden mussten. Dadurch stieß die bisherige Arbeitsweise zunehmend an ihre Grenzen, insbesondere hinsichtlich der Aktualität der Daten und der gleichzeitigen Zusammenarbeit im Team.
Die Nutzung mehrerer Excel-Tabellen als Warenwirtschaftssystem war auf Dauer nicht mehr tragbar. Daher entschied sich das Team von Koch Küchen e.K. dazu, einen strukturierten Auswahlprozess für die Einführung eines geeigneten Warenwirtschaftssystems zu starten.
Optimierung der digitalen Sichtbarkeit
Auch im Bereich der digitalen Sichtbarkeit bestand Optimierungspotenzial. Das Unternehmen plante bereits im Voraus, welche Inhalte wann auf der Website und den Social-Media-Kanälen veröffentlicht werden sollten. Die Veröffentlichung erfolgte jedoch noch nicht regelmäßig genug, um die digitalen Kommunikationsmöglichkeiten vollständig auszuschöpfen.
Daher bestand hier die Herausforderung, die bereits geplante Kommunikation regelmäßiger umzusetzen und die Inhalte abwechslungsreicher zu gestalten. Gemeinsam mit dem Mittelstand-Digital Zentrum Handel wurde deshalb untersucht, wie die Content-Erstellung effizienter gestaltet, der manuelle Aufwand reduziert und die Reichweite auf den digitalen Kanälen erhöht werden kann.
DIE LÖSUNG
Einführung von Cloudsystemen und einem Warenwirtschaftssystem
Als Grundlage wurde ein Lastenheft erstellt, in dem die bestehenden Prozesse sowie die funktionalen und organisatorischen Anforderungen an das zukünftige System festgehalten wurden. Dabei wurden die Anforderungen in Muss-, Soll- und Kann-Kriterien unterteilt, um deren Priorität eindeutig festzulegen.
Auf Basis des Lastenhefts wurden anschließend potenzielle Anbieter recherchiert und kontaktiert, um passende Lösungen kennenzulernen und Angebote einzuholen. Ziel war es, nicht nur verschiedene Softwarelösungen miteinander zu vergleichen, sondern eine fundierte Entscheidungsgrundlage für die zukünftige Zusammenarbeit zu schaffen.
In einem Workshop mit dem Mittelstand-Digital Zentrum Handel wurde anhand praktischer Beispiele demonstriert, wie mehrere Personen gleichzeitig an einer Excel-Tabelle arbeiten können. Wenn die Dateien nicht lokal, sondern in der Cloud gespeichert sind, können viele Probleme kurzfristig gelöst werden. Diese Lösung wurde als vorübergehende Übergangslösung beschlossen, bis ein geeignetes Warenwirtschaftssystem eingeführt wird.
Durch die gemeinsame Bearbeitung cloudbasierter Tabellen sollen die Zusammenarbeit im Team verbessert, Versionskonflikte und doppelte Datenpflege vermieden sowie die Aktualität und Verfügbarkeit der Daten erhöht werden. Darüber hinaus ermöglicht die cloudbasierte Arbeitsweise einen orts- und geräteunabhängigen Zugriff auf die benötigten Informationen.
Unsere kostenfreie Lastenheft-Vorlage unterstützt Händler:innen dabei, ihre Anforderungen systematisch zu erfassen und zu priorisieren. Kriterien können dabei in die Kategorien „Muss“, „Kann“ und „Nicht notwendig“ eingeordnet werden.
Parallel dazu wurde der Auswahlprozess für das zukünftige Warenwirtschaftssystem konkretisiert. Auf Basis des erstellten Lastenhefts wurden mehrere Anbieter von Warenwirtschaftssystemen für den Möbel- und Küchenhandel recherchiert. Anschließend wurden drei Favoriten in eine engere Auswahl aufgenommen und intensiver miteinander verglichen. Durch diese strukturierte Bewertung konnte schließlich ein Warenwirtschaftssystem identifiziert werden, mit dem das Unternehmen zukünftig arbeiten möchte.
Der Auswahlprozess umfasste folgende Schritte:
Optimierung der digitalen Sichtbarkeit
Zur Verbesserung des Social-Media-Auftritts wurde außerdem beschlossen, einen KI-Agenten zu integrieren. Dieser soll künftig auf Grundlage vordefinierter Inhalte, Themen und Tonalitäten regelmäßig neue Beiträge erstellen.
Dadurch kann die Erstellung von Social-Media-Inhalten teilweise automatisiert werden. Der manuelle Aufwand für die Vorbereitung von Beiträgen soll sinken, während gleichzeitig eine regelmäßigere und abwechslungsreichere Veröffentlichung ermöglicht wird. Die Inhalte können weiterhin durch das Unternehmen überprüft und bei Bedarf angepasst werden, um sicherzustellen, dass sie zur Marke und zur Zielgruppe von Koch Küchen e.K. passen.
Was bedeutet diese Optimierungen den Küchenstudio?
Die Optimierungen schaffen für Koch Küchen e.K. eine Grundlage, um sowohl die internen Arbeitsprozesse als auch die digitale Kommunikation langfristig effizienter zu gestalten. Durch die vorübergehende Nutzung cloudbasierter Excel-Tabellen wird die Zusammenarbeit im Team erleichtert, während der strukturierte Auswahlprozess die Grundlage für die Einführung eines passenden Warenwirtschaftssystems schafft.
Das Lastenheft ermöglicht es, die Anforderungen des Unternehmens klar zu formulieren und verschiedene Anbieter anhand einheitlicher Kriterien zu vergleichen. Durch die Präsentationen und die anschließende Bewertung der drei favorisierten Systeme konnte eine fundierte Entscheidung für die zukünftige Softwarelösung getroffen werden.
Auch die geplante Integration eines KI-Agenten bietet Potenzial, den Aufwand für die Erstellung von Social-Media-Beiträgen zu reduzieren und die Veröffentlichung von Inhalten regelmäßiger zu gestalten. Dadurch kann Koch Küchen e.K. seine digitale Sichtbarkeit gezielt weiterentwickeln und mehr Zeit für das eigentliche Tagesgeschäft gewinnen.
Insgesamt zeigt die Händlerlösung, dass die Digitalisierung nicht allein in der Einführung neuer Software besteht. Entscheidend ist vielmehr, bestehende Prozesse zu analysieren, Anforderungen klar zu definieren und passende Lösungen strukturiert auszuwählen. Die Kombination aus cloudbasierter Zusammenarbeit, einem geeigneten Warenwirtschaftssystem und KI-gestützter Content-Erstellung kann Koch Küchen e.K. dabei unterstützen, die internen Abläufe zu verbessern und die digitale Präsenz nachhaltig auszubauen.
Mehr lesen über
Unternehmen: Koch Küchen e.K.
Ort: Ditzingen
Mitarbeitende: 17
Gründungsjahr: 2000
Branche: Küchen
Website: koch-kuechen.de