Die elektronische Kasse – das müssen Sie wissen!

Die Digitalisierung hält in allen Unternehmensbereichen und Branchen Einzug. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Betriebe diesem Gebiet Rechnung tragen. Vor allem kleine und mittlere Händler stehen vor der Herausforderung, digitale Prozesse in ihren Unternehmensalltag zu integrieren.

Wie komplex und schwierig das sein kann, zeigt sich bei Handelsunternehmen, die ein elektronisches Aufzeichnungssystem (Kassensystem) verwenden. Sie sind seit Anfang 2017 verpflichtet, Einzelaufzeichnungen mit der Möglichkeit zur Datenhaltung einzuführen. Die Anforderungen wurden seitdem regelmäßig erhöht, die potentiellen Sanktionen verschärft.

Infoblatt fasst neue Regelungen zusammen

Das Infoblatt des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrums Handel zielt darauf ab, Ihnen einen Überblick darüber zu verschaffen, welche Regelungen im Zusammenhang mit elektronischen Kassen zu beachten sind und welche Konsequenzen sich daraus ableiten lassen.

Unter diese Regelungen fallen elektronische und computergestützte Systeme, mit denen Grundaufzeichnungen durchgeführt (z. B. Registrierkassen oder Taxameter) und alle aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfälle sowie andere Vorgänge erfasst werden. Dazu zählen neben elektronischen Registrierkassen auch elektronische oder computergestützte Kassensysteme ebenso wie Tablet-basierte Systeme. Wichtig ist, dass keine Registrierkassenpflicht besteht. Es kann genauso eine offene Ladenkasse benutzt werden, wobei die Einnahmen und Ausgaben täglich verzeichnet werden müssen. Aber auch diese Ladenkassen müssen alle formellen Anforderungen erfüllen.

Was sind die wesentlichen Punkte, die Händler beim Thema „elektronische Kasse“ beachten müssen?

• Einzelaufzeichnungspflicht

Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen.

• Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)

Zum Schutz des elektronischen Aufzeichnungssystems ist eine technische Sicherheitseinrichtung notwendig, die den in der Kassensicherungsverordnung festgelegten technischen Anforderungen entspricht.

• Belegausgabepflicht

Den Kunden muss bei Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems ein Beleg über den Geschäftsvorfall ausgestellt werden. Dies kann elektronisch oder in Papierform geschehen.

• Verfahrensdokumentation

Die in den GoBD vorgeschriebenen Verfahrensdokumentationen beschreiben, wie (EDV-gestützte) Prozesse im Unternehmen ablaufen. Für den Umgang mit der elektronischen Kasse ist eine solche Dokumentation zu erstellen.

• Sanktionen

Bei Verstößen sind Bußgelder bis hin zu 25.000 Euro möglich.

Welche weiteren Anforderungen Sie als Händler beachten müssen, erfahren Sie nicht nur im Infoblatt, sondern auch in der aktuellen Folge unseres Podcasts „handelkompetent“. Hören Sie rein!

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