Die neue E-Rechnungspflicht: Was Unternehmen im B2B-Handel wissen müssen
Holger SeidenschwarzGeschätzte Lesedauer: 2 MinutenAb 2025 wird die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich in Deutschland zur Pflicht – eine bedeutende Änderung, die Unternehmen aus dem Einzel- und Großhandel nicht ignorieren sollten. Der Gesetzgeber hat damit den nächsten Schritt in Richtung Digitalisierung des Rechnungswesens gemacht, nachdem die E-Rechnung bereits seit 2018 im Business-to-Government-Bereich (B2G) verpflichtend ist. Doch was bedeutet das konkret für Unternehmen?
Was ändert sich?
Bisher konnten Rechnungen sowohl in Papierform als auch als PDF verschickt werden – letzteres galt oft schon als „elektronische Rechnung“. Doch mit der Neuregelung fällt diese Unterscheidung weg. Künftig wird nur noch zwischen „elektronischen“ und „sonstigen“ Rechnungen unterschieden.
Eine elektronische Rechnung muss in einem strukturierten Format vorliegen, das eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht. Dies bedeutet, dass einfache bildhafte Dateiformate wie PDF oder Papierrechnungen ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnungen anerkannt werden. Eine strukturierte Rechnung erfüllt hingegen die Anforderungen der Europäischen Norm EN 16931, die ein standardisiertes Datenmodell für den Inhalt elektronischer Rechnungen festlegt. Diese Norm sorgt dafür, dass Rechnungen europaweit einheitlich und maschinenlesbar sind, was den Datenaustausch zwischen Unternehmen erleichtert.
Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) sind kompatibel mit der EN 16931 und gewährleisten die geforderte Interoperabilität. Unternehmen werden auch weiterhin EDI-Rechnungen nutzen können. Die EN 16931 stellt damit sicher, dass Rechnungen nicht nur elektronisch übermittelt, sondern auch automatisch weiterverarbeitet werden können.
Die wichtigsten Fristen
- Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen.
- Ab 2027 dürfen Unternehmen keine Rechnungen mehr versenden, die nicht in einem strukturierten Format vorliegen.
- Für kleine Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro gilt eine verlängerte Umsetzungsfrist bis Ende 2027.
Es ist wichtig zu betonen, dass die Regelung nur für Rechnungen im B2B-Bereich gilt. Verkäufe an Endkunden (B2C) bleiben von der E-Rechnungspflicht unberührt. Außerdem gibt es Ausnahmen für Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro).
Was müssen Sie jetzt tun?
Checkliste: Das müssen Sie jetzt tun
- Systeme überprüfen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Software in der Lage ist, strukturierte Rechnungsformate wie XRechnung oder ZUGFeRD zu empfangen und zu verarbeiten.
- Empfang vorbereiten: Bereits ab dem 1. Januar 2025 müssen Sie elektronische Rechnungen empfangen können – prüfen Sie daher Ihre technischen Kapazitäten.
- Versand planen: Auch wenn Sie bis Ende 2026 Zeit haben, sollten Sie schon jetzt planen, wie Sie in Zukunft strukturierte Rechnungen verschicken werden.
- Kleine Unternehmen: Nutzen Sie die längere Übergangsfrist bis 2027, falls Sie als kleines Unternehmen mit weniger als 800.000 Euro Vorjahresumsatz gelten.
- Informieren Sie Ihre Geschäftspartner: Klären Sie frühzeitig mit Ihren B2B-Kund:innen, welche Formate verwendet werden sollen, um die Kompatibilität sicherzustellen.
Fazit
Die Einführung der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich ist ein wichtiger Schritt hin zur Digitalisierung des deutschen Handels. Unternehmen sollten die kommenden Monate nutzen, um ihre Systeme anzupassen und sicherzustellen, dass sie die gesetzlichen Anforderungen rechtzeitig erfüllen. Wer jetzt proaktiv handelt, kann die Umstellung ohne größere Schwierigkeiten bewältigen.
Projektleiter Mittelstand-Digital Zentrum Handel