Digitalisierung im Außendienst: Vorteile & Herausforderungen

Der Außendienst agiert vorwiegend beim Kunden vor Ort. Deshalb ist der Grad der Digitalisierung in diesem Arbeitsfeld nur schwer zu definieren. Arbeitet man schon digital, nur weil man einen Laptop benutzt?

Spricht man von der Digitalisierung des Außendienstes, ist damit natürlich mehr gemeint, als den Mitarbeitern einen Laptop zur Verfügung zu stellen. Die Umstellung auf das papierlose Büro und Home-Office-Regelungen, aber auch die Entwicklung digitaler Mehrwerte gehören ebenfalls dazu.

Warum sollte der Außendienst digitalisiert werden?

Eines der wichtigsten Argumente ist die Optimierung der Leistungen. Inhalte können und sollen direkt vor Ort beim Kunden oder kurz danach in die Systeme integriert werden. Somit kann der Außendienst sofort Datensätze erzeugen, die digital verarbeitet werden können. Mitarbeiter im Innendienst haben direkt die Möglichkeit, auf diese Daten zuzugreifen und mit ihnen zu arbeiten. Dieser Datenabruf funktioniert natürlich auch in umgekehrter Richtung. Der Außendienstmitarbeiter kann jederzeit beispielsweise auf den Warenbestand, vergleichbare Kunden und Projekte zugreifen.

Welche Herausforderungen und Schritte sind bei der Umsetzung zu beachten?

Bei der Digitalisierung des Außendienstes müssen Führungskräfte und Mitarbeiter an einem Strang ziehen. Nur wenn beide zusammenarbeiten, lässt sich ein Digitalisierungsprojekt auch erfolgreich umsetzen. So können Führungskräften und Mitarbeiter-Teams zusammen eine Vision und weitere Ziele erarbeiten, die es zu verfolgen gilt. Zwar ist Digitalisierung oftmals Chefsache. Allgemein ist es aber notwendig, dass alle Mitarbeiter dauerhaft miteingebunden werden. Zusätzlich ist es natürlich unverzichtbar, alle Außendienstmitarbeiter ausreichend und rechtzeitig zu schulen und regelmäßig Fortbildungen und Feedbackrunden anzubieten. Außerdem ist es hilfreich, eine gewisse Fehlertoleranz zu etablieren.

Zur Digitalisierung des Außendienstes braucht es aus technischer Sicht eine gewisse Infrastruktur für die Geräte. Dabei sollte keine starre Software zum Einsatz kommen, sondern ein flexibles System, das an die Bedürfnisse und Arbeitsweisen des jeweiligen Außendienstmitarbeiters angepasst werden kann. Denn: Wenn die Arbeit mit dem digitalen Tool mehr Zeit frisst als sie Nutzen bringt, wird sich bei den Mitarbeitern schnell Frust und Abneigung einstellen.  Bei der Anbindung der Geräte inkl. Software darf zudem der Zeitaufwand nicht unterschätzt werden.

Welche Vorteile bietet die Digitalisierung des Außendienstes?

Durch die optimale Planung und Umsetzung der Digitalisierung im Außendienst können durchaus Wettbewerbsvorteile erreicht werden. Der größte Nutzen der Digitalisierung des Außendienstes ist die Erfassung von Daten. Bedarfe des Kunden können über Datensätze erkannt und verarbeitet werden. Somit generieren diese Informationen Mehrwert, indem der Händler schneller Angebote erstellen kann. Außerdem kann sich der Innendienst auf andere wesentliche Aufgaben konzentrieren. Dadurch kann eine Kalkulation besser gestaltet werden.

Zusammenfassend sind die Vorteile folgende:

• Geschwindigkeit
• Zielgerichtete und kompetente Beratung
• Schnelle Verfügbarkeit von Medien
• Verbesserung der Daten und Informationen

Wenn Sie wissen möchten, wie so ein Digitalisierungsprojekt im Außendienst im B2B-Umfeld aussehen kann, ist unsere neueste Podcast-Folge genau das richtige für Sie. Jan Coblenz, Managing Director bei Brangs + Heinrich und Vorsitzender des Arbeitskreises Digitalisierung beim Bundesverband des Großhandels, Außenhandels und Dienstleistung e.V., berichtet darin von seinen Erfahrungen.