Automatisierte Newsletter-Erstellung mit einem KI-Agenten

Das Mittelstand-Digital Zentrum Handel begleitet Händler:innen bei der Digitalisierung. Anhand dieser Beispiele wird gezeigt, wie die digitale Transformation im Einzelhandel aussehen kann.

Gemeinsam mit fünf Möbelhändlern hat das Mittelstand-Digital Zentrum Handel einen skalierbaren Lösungsansatz entwickelt. Am Beispiel vom Handelsunternehmen „Sven Woytschaetzky GmbH“ wird exemplarisch gezeigt, wie Automatisierung in der Kundenkommunikation praxisnah umgesetzt werden kann.

Das Unternehmen

Das Einrichtungshaus „Sven Woytschaetzky“ steht seit 1886 für hochwertige Einrichtungskultur in Aachen. Heute präsentiert sich das Unternehmen als modernes Design- und Einrichtungshaus mit klarer Premium-Positionierung.

Auf rund können Besucher:innen sorgfältig kuratierte Wohnwelten mit einer großen Auswahl an Designmöbeln, Leuchten, Textilien und Interior-Accessoires erleben. Neben dem Verkauf legt das Unternehmen großen Wert auf die individuelle Beratung und maßgeschneiderte Einrichtungskonzepte. Ein besonderes Alleinstellungsmerkmal sind die , in denen Polstermöbel aufgearbeitet, Stoffe verarbeitet und individuelle Lösungen umgesetzt werden. Das Unternehmen verbindet damit Designkompetenz, handwerkliche Qualität und persönliche Kundenbeziehungen und ist somit ein typisches Beispiel für ein inhabergeführtes mittelständisches Unternehmen mit einer starken regionalen Verankerung und einer hoher Serviceorientierung.

Die Herausforderung

Wie viele stationäre Händler:innen nutzt auch „Sven Woytschaetzky“ einen Newsletter, um mit seinen Bestandskund:innen in Kontakt zu bleiben. Über diesen Kanal werden neue Marken, Produkt-Highlights, Aktionen oder anstehende Events kommuniziert.

In der Praxis ist die Erstellung eines Newsletters jedoch ein aufwändiger Prozess, da er sich aus der inhaltlichen Konzeption, der Gestaltung und technischen Umsetzung sowie der Text- und Bildproduktion zusammensetzt.

Inhaltliche Konzeption

Auswahl der zu bewerbenden Produkte oder Services
Entwicklung eines passenden Aufhängers oder einer saisonalen Einordnung
Call-to-Actions
Strukturierung der Inhalte in eine sinnvolle Dramaturgie

Gestaltung und technische Umsetzung

Aufbau oder Anpassung eines Templates in einem Newsletter-Tool
Einpflegen von Bildern, Texten und Links
Optimierung für mobile Darstellung
Testversand und Qualitätssicherung

Text- und Bildproduktion

Formulierung verkaufsstarker, aber markengerechter Texte
Erstellung oder Auswahl geeigneter Produktbilder
Bildbearbeitung und Formatierung

Gerade in inhabergeführten Unternehmen liegt diese Aufgabe oft bei wenigen Personen zusätzlich zum Tagesgeschäft. Externe Unterstützung kann zwar entlasten, erzeugt jedoch neue Abstimmungsprozesse, generiert Kosten und verlängert die Produktionszeit.

Daher werden Newsletter seltener versendet als geplant oder mit einem hohen internen Aufwand produziert.

Die Lösung

Entwicklung eines strategischen KI-Agenten

Gemeinsam mit fünf Möbel-Handelsunternehmen hat das Mittelstand-Digital Zentrum Handel einen skalierbarer Lösungsansatz entwickelt. Am Beispiel von „Sven Woytschaetzky“ wird demonstriert, wie eine Automatisierung in der Kundenkommunikation über einen Newsletter praxisnah umgesetzt werden kann.

Für die Erstellung des Newsletters wurde nicht nur eine einfache Textvorlage entwickelt, sondern ein strukturierter KI-Agent konzipiert, der die typischen Arbeitsabläufe von einem:r mittelständischen Händler:in versteht, gezielt die richtigen Informationen abfragt, die Marketinglogik und Newsletter-Struktur systematisch berücksichtigt und reproduzierbare Ergebnisse liefert.

Die Entwicklung dieses KI-Agenten wurde mehrstufig angelegt:

Stufe 1: Analysephase

Zunächst wurden bestehende Newsletter-Prozesse anhand folgender Fragen analysiert:

Welche Informationen liegen vor?
Wo entstehen Reibungsverluste?
Welche Textarten werden benötigt?
Welche Struktur ist üblich?

Prompt zur Erstellung des KI-Agenten

Du bist der Social Media Manager der Sven Woytschaetzky GmbH in Aachen, hier die Webseite: https://woy24.de. Analysiere die Webseite, bevor du mit der Aufgabe anfängst.

Deine Aufgabe ist es, emotionale und exklusive Newsletter zu erstellen, die die Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens präsentieren. Nach jedem Start fragst du den Benutzer, welche drei Produkte oder Dienstleistungen im Newsletter beworben werden sollen. Zu jedem Produkt erhältst du eine Beschreibung, die du neu formulieren sollst, sowie einen Bildlink. Bei der Formulierung sollst du die Wertigkeit der Produkte in den Mittelpunkt stellen. Vermeide den Eindruck, dass es sich um einen Abverkauf handelt. Vermittle in den Texten, wie sich das Leben der Leser verbessert, wenn sie dieses Produkt kaufen.

Daraus gestaltest du einen stilvollen Newsletter mit einem harmonischen Gesamtbild, das Exklusivität, Genuss, Wohlfühlen und Stil vermittelt. Verwende die Sie-Form und richte dich an eine Zielgruppe über 40 Jahren mit Sinn für Qualität und Ästhetik.

Der Newsletter soll im .html code für die Newslettertools Hubspot und Brevo generiert werden.

Stufe 2: Struktur-Design

Darauf aufbauend wurde im nächsten Schritt ein klarer Newsletter-Aufbau mit den folgenden Punkten definiert:

Betreffzeile
Einleitung
Produkt- oder Servicevorstellung
Argumentationsstruktur
Call-to-Action
Abschluss
Design (Schriftarten, Farben, grafische Ausgestaltung)

Er hat folgende Struktur

Oben steht mittig zentriert das Firmenlogo, dass du hier findest: https://woy24.de/wp-content/uploads/2024/09/logo-sven-woytschaetzky-einrichtungshaus-einrichtungsberatung-aachen.png.

Darunter steht eine attraktive Headline in der Schrift DMSans-Bold.ttf, unterstützt von 2 Sätzen, die den Newsletter einleiten in der Schriftfarbe #FFFFFF, die sehr ansprechend zum Weiterlesen animiert und farblich mit einem Kasten in der Farbe #666666 hinterlegt ist.

Direkt darunter kommen nacheinander dann drei Kästen. Jeder Kasten hat dabei die Hintergrundfarbe #EBEBEB. In jedem Kasten ist dann die Produktbeschreibung mit dem dazu passenden Bild. Füge einen attraktiven Callto-Action als letzten Satz in jeder Beschreibung dazu.

Unter dem letzten Kasten befindet sich mittig zentriert ein Button in der Farbe #FF0000, mit der Beschriftung „Meinen Termin buchen“ in der Schriftfarbe #FFFFFF. Der Button ist mit folgender Adresse verlinkt: https://woy24.de/einrichtungsberatung-vereinbaren/

Der gesamte Newsletter hat den weißen Hintergrund #FFFFFF.

Unten steht nochmal mittig zentriert das Firmenlogo, dass du hier findest: https://woy24.de/wp-content/uploads/2024/09/logo-sven-woytschaetzky-einrichtungshaus-einrichtungsberatung-aachen.png.

Im Footer anfügen: Die Adresse Alexianergraben 40-44, 52062 Aachen. Dann die Öffnungszeiten: Montag bis Freitag 10.00 Uhr bis 18.00 Uhr, Samstags 10.00 Uhr bis 16.00 Uhr. Zusätzlich einen Link zum Routenplaner. Dann der Link, um den Newsletter abzumelden. Setze das Impressum unten als Link mit dazu, hier der Link: https://woy24.de/impressum.

Stufe 3: Briefing KI-Agenten

Der KI-Agent wurde in der dritten Stufe so konfiguriert, dass er seine Nutzer:innen aktiv durch den Prozess führt.

Statt freier Eingaben stellt er gezielte Fragen, wie zum Beispiel:

Welches Produkt soll beworben werden
Welche Zielgruppe steht im Fokus?
Welche besonderen Eigenschaften sollen hervorgehoben werden?
Gibt es Preisaktionen oder zeitliche Begrenzungen?

Hier das Briefing für den KI-Agenten

Produkt 1: 1. Neu in unserer Ausstellung: Bett LIV von Möller Design, Beschreibung: Ab sofort präsentieren wir Ihnen in unserer Ausstellung das außergewöhnliche Bett LIV von Möller Design. Die Kombination aus feinem Massivholz, der charakteristischen Leder-Schürze am Kopfteil und den weich gerundeten Stollenbeinen macht LIV zu einem echten Design-Highlight. Mit seiner handwerklichen Präzision und den vielfältigen Individualisierungsmöglichkeiten lädt dieses Bett dazu ein, jedes Schlafzimmer in eine stilvolle Ruheoase zu verwandeln. Entdecken Sie LIV jetzt bei uns im Einrichtungshaus und erleben Sie Design, das man nicht nur sieht, sondern spürt., Bildlink: https://www.moeller-design.de/files/images_liv/LIV_Eiche-natur_Milieu_043.jpg.

Produkt 2: 2. Jetzt zugreifen: Multy von Ligne Roset zum Aktionspreis!, Beschreibung: Das beliebte Schlafsofa Multy von Ligne Roset ist der perfekte Allrounder für stilbewusste Wohnräume – bequem, wandelbar und im Handumdrehen vom Sofa zum Bett. Für kurze Zeit bieten wir Ihnen das Multy zum unschlagbaren Aktionspreis von nur 2.290 € an – und das in vier attraktiven Farben. Nur solange der Vorrat reicht. Wer schnell ist, sichert sich dieses Design-Highlight sofort in unserer Ausstellung! , Bildlink: https://www.roset-moebel.de/images/collection/schlafsofas/multy/multy-1-1920×600.jpg.

Produkt 3: 3. Ihre persönliche Raumplanung – ganzheitlich & individuell, Beschreibung: Mit unserer Raumplanung bieten wir Ihnen nicht einfach Möbel-Verkauf, sondern ein vollständiges Einrichtungskonzept, das ihren Stil, ihre Wohnbedürfnisse und die Architektur Ihres Zuhauses harmonisch verbindet. Unser Team von Interior-Profis nimmt sich Zeit, gemeinsam mit Ihnen Ihre Wünsche aufzunehmen, Farben, Materialien und Lichtverhältnisse zu analysieren und ein stimmiges Konzept zu entwickeln. Dabei begleiten wir Sie von der Beratung über Moodboards und Visualisierung bis hin zur Umsetzung – damit Ihr Zuhause zum Ort wird, der Ihre Persönlichkeit widerspiegelt., Bildlink: https://woy24.de/wp-content/uploads/2021/11/sven-woytschaetzky-ueber-uns-material-besprechung.jpg.

Stufe 4: Technische Ausgabe im HTML-Format

In der vierten Stufe generiert der KI-Agent keinen reinen Fließtext, sondern einen strukturierten Newsletter im HTML-Format.

Das bedeutet:

Fertige Textmodule
Strukturierte Abschnitte
Definierter Platz für Bilder
Call-to-Action-Buttons
Saubere technische Struktur
Grafische Formatierung

Der generierte HTML-Code wird anschließend in das vorhandene Newsletter-Tool des Händlers kopiert, dort final geprüft und anschließend versendet.

Ergebnis: Der fertige .html Code

<!doctype html>
<html lang=”de” xmlns=”http://www.w3.org/1999/xhtml”>
<head>
<meta charset=”utf-8″>
<meta name=”viewport” content=”width=device-width,initial-scale=1″>
<title>Sven Woytschaetzky GmbH – Newsletter</title>
<!– Webfont-Hinweis: Viele E-Mail-Clients blockieren Webfonts. Wir setzen auf DM Sans (Google Fonts) mit System-Fallbacks. –>
<link href=”https://fonts.googleapis.com/css2?family=DM+Sans:wght@700&display=swap” rel=”stylesheet”>
<style>
body { margin:0; padding:0; background:#FFFFFF; }
img { border:0; display:block; line-height:0; }
a { color:#FF0000; text-decoration:none; }
.container { width:100%; max-width:680px; margin:0 auto; }
</style>
</head>
<body style=”margin:0; padding:0; background:#FFFFFF;”>
<table role=”presentation” cellpadding=”0″ cellspacing=”0″ border=”0″ width=”100%” style=”background:#FFFFFF;”>
<tr>
<td align=”center”>
<table role=”presentation” cellpadding=”0″ cellspacing=”0″ border=”0″ width=”680″ class=”container” style=”width:680px; max-width:680px; margin:0 auto;”>
<!– Top Logo –>
<tr>
<td align=”center” style=”padding:28px 24px 18px 24px;”>
<img src=”https://woy24.de/wp-content/uploads/2024/09/logo-sven-woytschaetzky-einrichtungshaus-einrichtungsberatung-aachen.png” width=”260″ alt=”Sven Woytschaetzky GmbH – Einrichtungshaus · Einrichtungsberatung, Aachen” style=”width:260px; max-width:100%; height:auto;”>
</td>
</tr>

<!– Header-Kasten –>
<tr>
<td align=”left” style=”padding:0 24px 24px 24px;”>
<table role=”presentation” cellpadding=”0″ cellspacing=”0″ border=”0″ width=”100%” style=”background:#666666;”>
<tr>
<td style=”padding:28px 24px 24px 24px;”>
<div style=”font-family:’DM Sans’, Arial, Helvetica, sans-serif; font-weight:700; font-size:28px; line-height:1.25; color:#FFFFFF; text-align:left;”>
Design zum Ankommen – Qualität, die bleibt.
</div>
<div style=”font-family:Arial, Helvetica, sans-serif; font-size:16px; line-height:1.6; color:#FFFFFF; margin-top:10px; text-align:left;”>
Wir kuratieren Möbel und Einrichtungskonzepte, die Ihren Alltag leichter machen und Ihrem Zuhause spürbare Ruhe verleihen.
Entdecken Sie Neuheiten und Services, die Stil, Komfort und Langlebigkeit mit persönlicher Beratung verbinden.
</div>
</td>
</tr>
</table>
</td>
</tr>

<!– Produkt 1 –>
<tr>
<td align=”left” style=”padding:0 24px 18px 24px;”>
<table role=”presentation” cellpadding=”0″ cellspacing=”0″ border=”0″ width=”100%” style=”background:#EBEBEB;”>
<tr>
<td style=”padding:20px;”>
<img src=”https://www.moeller-design.de/files/images_liv/LIV_Eiche-natur_Milieu_043.jpg” alt=”Bett LIV von Möller Design – Eiche natur mit Leder-Schürze am Kopfteil” width=”640″ style=”width:100%; max-width:640px; height:auto; margin:0 0 14px 0;”>
<div style=”font-family:’DM Sans’, Arial, Helvetica, sans-serif; font-weight:700; font-size:20px; line-height:1.35; color:#111111; margin:4px 0 8px 0;”>
Neu in unserer Ausstellung: Bett LIV von Möller Design
</div>
<div style=”font-family:Arial, Helvetica, sans-serif; font-size:15px; line-height:1.7; color:#333333;”>
LIV ist Ruhe in Form gegossen: feines Massivholz, eine charakteristische Leder-Schürze am Kopfteil und weich gerundete Stollenbeine fügen sich zu einer harmonischen Silhouette.
Mit spürbarer Handwerksqualität und vielfältigen Individualisierungen entsteht ein Bett, das Ihr Schlafzimmer in eine persönliche Ruheoase verwandelt – sinnlich in der Haptik, klar in der Linie, langlebig im Gebrauch.
<strong>Erleben Sie LIV bei uns im Haus – wir konfigurieren Ihre Wunschvariante mit Ihnen persönlich.</strong>
</div>
</td>
</tr>
</table>
</td>
</tr>

<!– Produkt 2 –>
<tr>
<td align=”left” style=”padding:0 24px 18px 24px;”>
<table role=”presentation” cellpadding=”0″ cellspacing=”0″ border=”0″ width=”100%” style=”background:#EBEBEB;”>
<tr>
<td style=”padding:20px;”>
<img src=”https://www.roset-moebel.de/images/collection/schlafsofas/multy/multy-1-1920×600.jpg” alt=”Ligne Roset Multy – wandelbares Schlafsofa” width=”640″ style=”width:100%; max-width:640px; height:auto; margin:0 0 14px 0;”>
<div style=”font-family:’DM Sans’, Arial, Helvetica, sans-serif; font-weight:700; font-size:20px; line-height:1.35; color:#111111; margin:4px 0 8px 0;”>
Schlafsofa Multy von Ligne Roset – elegant wandlungsfähig
</div>
<div style=”font-family:Arial, Helvetica, sans-serif; font-size:15px; line-height:1.7; color:#333333;”>
Multy bringt Gelassenheit in flexible Wohnsituationen: vom entspannten Sofa zum vollwertigen Bett in wenigen Handgriffen – komfortabel, klar gezeichnet und verlässlich.
In vier sorgfältig abgestimmten Farben bei uns in der Ausstellung erlebbar – aktuell zu <strong>2.290 €</strong>. Eine stilsichere Lösung für Gästezimmer, Homeoffice oder die Stadtwohnung.
<strong>Besuchen Sie uns zum Probesitzen und Probeliegen – wir beraten Sie zu Stoffen, Farben und Komfort.</strong>
</div>
</td>
</tr>
</table>
</td>
</tr>

<!– Produkt 3 –>
<tr>
<td align=”left” style=”padding:0 24px 24px 24px;”>
<table role=”presentation” cellpadding=”0″ cellspacing=”0″ border=”0″ width=”100%” style=”background:#EBEBEB;”>
<tr>
<td style=”padding:20px;”>
<img src=”https://woy24.de/wp-content/uploads/2021/11/sven-woytschaetzky-ueber-uns-material-besprechung.jpg” alt=”Persönliche Raumplanung – Material- und Farbabstimmung” width=”640″ style=”width:100%; max-width:640px; height:auto; margin:0 0 14px 0;”>
<div style=”font-family:’DM Sans’, Arial, Helvetica, sans-serif; font-weight:700; font-size:20px; line-height:1.35; color:#111111; margin:4px 0 8px 0;”>
Ihre persönliche Raumplanung – ganzheitlich & individuell
</div>
<div style=”font-family:Arial, Helvetica, sans-serif; font-size:15px; line-height:1.7; color:#333333;”>
Wir denken Einrichtung als Gesamterlebnis: Farben, Materialien, Licht und Architektur greifen ineinander und formen Räume, die zu Ihnen passen.
Von der sorgfältigen Bedarfsanalyse über Moodboards und Visualisierungen bis zur Umsetzung begleiten wir Sie mit Blick für Details, Qualität und Ruhe im Prozess.
So entsteht ein Zuhause, das Ihre Persönlichkeit stilsicher widerspiegelt.
<strong>Lassen Sie uns starten – wir nehmen uns Zeit für Ihre Beratung.</strong>
</div>
</td>
</tr>
</table>
</td>
</tr>

<!– Button –>
<tr>
<td align=”center” style=”padding:6px 24px 36px 24px;”>
<table role=”presentation” cellpadding=”0″ cellspacing=”0″ border=”0″>
<tr>
<td align=”center” bgcolor=”#FF0000″ style=”border-radius:4px; background:#FF0000;”>
<a href=”https://woy24.de/einrichtungsberatung-vereinbaren/” target=”_blank” style=”display:inline-block; padding:14px 22px; font-family:Arial, Helvetica, sans-serif; font-size:16px; line-height:1; color:#FFFFFF; font-weight:bold; text-decoration:none;”>
Meinen Termin buchen
</a>
</td>
</tr>
</table>
</td>
</tr>

<!– Bottom Logo –>
<tr>
<td align=”center” style=”padding:0 24px 12px 24px;”>
<img src=”https://woy24.de/wp-content/uploads/2024/09/logo-sven-woytschaetzky-einrichtungshaus-einrichtungsberatung-aachen.png” width=”200″ alt=”Sven Woytschaetzky GmbH – Aachen” style=”width:200px; max-width:100%; height:auto;”>
</td>
</tr>

<!– Footer –>
<tr>
<td align=”center” style=”padding:8px 24px 40px 24px;”>
<div style=”font-family:Arial, Helvetica, sans-serif; font-size:12px; line-height:1.8; color:#666666; text-align:center;”>
Alexianergraben 40–44, 52062 Aachen<br>
Öffnungszeiten: Montag bis Freitag 10.00 Uhr bis 18.00 Uhr, Samstag 10.00 Uhr bis 16.00 Uhr<br>
<a href=”https://www.google.com/maps/dir/?api=1&destination=Alexianergraben+40-44%2C+52062+Aachen” target=”_blank” style=”color:#FF0000; text-decoration:none;”>Routenplaner</a>  | 
<a href=”{{ unsubscribe_link }}” target=”_blank” style=”color:#FF0000; text-decoration:none;”>Newsletter abmelden</a>  | 
<a href=”https://woy24.de/impressum/” target=”_blank” style=”color:#FF0000; text-decoration:none;”>Impressum</a>
<div style=”font-size:11px; color:#999999; margin-top:8px;”>
Bei Fragen erreichen Sie uns unter <a href=”mailto:info@woy24.de” style=”color:#999999; text-decoration:underline;”>info@woy24.de</a>.
</div>
</div>
</td>
</tr>

</table>
</td>
</tr>
</table>
</body>
</html>

Ergebnis und Mehrwert

Durch den entwickelten KI-Agenten wurde der zeitintensive Erstentwurf drastisch verkürzt. Statt bei null zu beginnen, erhalten Händler:innen innerhalb weniger Minuten einen strukturierten Newsletter-Entwurf.

Konkrete Effekte:

Deutliche Zeitersparnis bei der Erstellung des Newsletters
Standardisierte Qualität in Aufbau und Tonalität
Reduzierte Abstimmungs- und Korrekturschleifen
Niedrigere Einstiegshürde für Mitarbeiter:innen
Schnellere Reaktionsfähigkeit bei Aktionen oder Events

Besonders wertvoll war bei diesem Projekt, dass nicht nur ein einzelnes Handelsunternehmen profitierte, sondern, dass das entwickelte System auf andere Möbelhäuser übertragbar ist und individuell angepasst werden kann.

Fazit

Das Projekt zeigt exemplarisch, wie Künstliche Intelligenz im inhabergeführten mittelständischen Handel als konkretes und effizientes Werkzeug eingesetzt werden kann.

Mit der Entwicklung eines strukturierten KI-Agenten wurde eine Lösung geschaffen, die praxisnah, reproduzierbar, wirtschaftlich sinnvoll und unmittelbar einsetzbar ist. Statt Marketingprozesse vollständig auszulagern oder personell aufzustocken, ermöglicht der KI-Agent eine intelligente Automatisierung innerhalb der bestehenden Strukturen.

Mit kluger Konzeption, sauberer Prozessanalyse und gezielter KI-Integration lassen sich auch im Mittelstand sichtbare Produktivitätsgewinne erzielen, ohne die Individualität des Unternehmens aufzugeben.

Unternehmen: Sven Woytschaetzky GmbH

Filiale: 1

Mitarbeitende: 12 – 15

Branche: Möbel