Optimierung des Buchungsprozesses mit KI
„Biker on Tour“ vertreibt seit über zwanzig Jahren Motorradtouren im Ausland für Motorradfahrer. Da die Prozesse des Kundenmanagements und der Reiseplanung bisher manuell von einer Person erfolgten und der zeitliche und administrative Aufwand dabei zu hoch ist, hat das Unternehmen gemeinsam mit dem gmvteam und der Initiative KI-Navi Handel nach Prozessoptimierungen mit KI-Unterstützung gesucht. Künstliche Intelligenz soll gezielt zur Optimierung und Automatisierung der eigenen Prozesse eingesetzt werden.
Die Ausgangslage:
Über ihre Website „Biker on Tour“ vertreibt die Wegner und Team Reiseservice GmbH, ein Motorrad-Reiseveranstalter aus Solingen, seit 2003 begleitete Motorradreisen an Orten wie beispielsweise Marokko, den Pyrenäen, Sardinien, Norwegen und Italien. Dabei übernimmt der Reiseanbieter die Buchung der Flüge und Unterkünfte, den Transport des eigenen Motorrads, den Gepäcktransport während der Tour und Reiseführungen vor Ort.
Die Herausforderung
Teilprozess des Kundenmanagements
Interessierte Motorradfahrer:innen buchen ihre gewünschte Reise und die Personenanzahl über die Website. Zudem machen sie Angaben über das Motorradmodell und zu ihren Reisedokumenten. All diese Informationen erhält der Reiseanbieter zusammengefasst als E-Mail und sortiert diese manuell in die passenden Ordner seines E-Mail-Programms. Anschließend wir die E-Mail ausgedruckt und im Übersichtsordner abgeheftet, bevor die Daten händisch in eine Excel-Tabelle eingetragen werden.
Im Anschluss wird über das eigene Warenwirtschaftssystem, das auch für den Verkauf von Motorrädern genutzt wird, die Rechnung an die buchende Person verschickt. Der Reiseanbieter kontrolliert anschließend, ob die Zahlung bei ihm eingegangen ist, bevor die Person eine Einladung zum Vorabgespräch erhält.
Für den beschriebenen Prozess benötigt das Unternehmen pro Kund:in etwa 21 Minuten. Bei einer Teilnehmerzahl von 35 Personen entstehen somit rund zwölf Stunden Arbeitsaufwand pro angebotener Reise allein für das Kundenmanagement. Gerade bei einem kleinen Unternehmen stellt dieser wiederkehrende administrative Aufwand somit eine erhebliche zeitliche Belastung dar.
Die Lösung
Teilprozess des Kundenmanagements mit KI
Durch die Unterstützung von Künstlicher Intelligenz konnten die bisher acht Schritte des Kundenmanagements auf sechs gekürzt und automatisiert werden. Nach wie vor meldet sich die interessierte Person über die Website des Reiseanbieters an, im Anschluss werden die Daten per E-Mail übermittelt. Durch den Einsatz von KI kann die E-Mail nun allerdings von allein in den passenden Ordern eingeteilt werden, auch die Übertragung der Daten erfolgt automatisiert in die Tabelle. Ebenso übernimmt die KI die automatische Erstellung der Reisebestätigung.
Dadurch reduziert sich der manuelle Verwaltungsaufwand erheblich. Gleichzeitig werden wiederkehrende Aufgaben automatisiert und können zuverlässig nach einem festgelegten Ablauf durchgeführt werden. Der Reiseanbieter wird dadurch insbesondere bei administrativen Tätigkeiten entlastet und kann seine Arbeitszeit stärker für die persönliche Kundenbetreuung und die Organisation der Reisen einsetzen.
Optimierung der digitalen Sichtbarkeit
Durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz ergeben sich zudem Möglichkeiten, die digitale Sichtbarkeit von „Biker on Tour“ zu verbessern. Ein KI-Agent kann dabei unterstützen, eine Kommunikationsstrategie zu entwickeln und wiederkehrende Aufgaben in der Öffentlichkeitsarbeit zu strukturieren und teilweise zu automatisieren.
So können beispielsweise Inhalte für Newsletter, Website und weitere Kommunikationskanäle effizienter vorbereitet werden. Dadurch kann der Reiseanbieter seine Angebote regelmäßiger und zielgruppengerechter kommunizieren, ohne, dass dafür im gleichen Umfang zusätzliche Arbeitszeit erforderlich ist.
Was bedeutet diese KI-Optimierungen für den Reiseanbieter?
Durch die Einbindung der KI kann der Reiseanbieter deutlich im Alltag entlastet werden. Insbesondere im Kundenmanagement können bisher manuell durchgeführte Tätigkeiten automatisiert und dadurch Zeit eingespart werden. Dadurch bleibt „Biker on Tour“ mehr Zeit für die persönliche Betreuung der Kund:innen und die eigentliche Planung und Weiterentwicklung der Motorradreisen.
Für die erfolgreiche Umsetzung ist jedoch eine Anpassung der bisherigen Arbeitsweise notwendig: Die Umstellung von papierbasierten auf digitale Prozesse sollte schrittweise erfolgen und durch eine Transformationsphase von etwa drei bis sechs Monaten begleitet werden. In dieser Zeit können die neuen Abläufe getestet, optimiert und mögliche Fehler behoben werden. Für die Nutzung der erforderlichen digitalen Tools entstehen voraussichtlich laufende Kosten von etwa 50 € pro Monat. Zudem muss der KI-Agent regelmäßig genutzt und die Ergebnisse kontrolliert werden, da die Verantwortung für die Prozesse weiterhin beim Reiseanbieter liegt.
Da im Kundenmanagement auch personenbezogene Daten und Ausweisdokumente verarbeitet werden, sollte außerdem die bestehende Datenschutzerklärung überprüft und gegebenenfalls angepasst werden.
Mehr lesen über
Unternehmen: Wegner und Team Reiseservice GmbH
Ort: Solingen
Mitarbeitende: 4
Gründungsjahr: 2023
Branche: Handel und Tourismus
Website: biker-on-tour.de