Best Practice: Klein’s Weindepot – Der Weg zum passenden Warenwirtschaftssystem

Ein Segen und ein Fluch zugleich: die Wahl eines passenden Warenwirtschaftssystems. Die langjährige Arbeit mit Einzelhändler:innen hat dabei schon oft gezeigt: Das perfekte Warenwirtschaftssystem gibt es nicht. Welche Lösung passt also zu mir? Es gibt bestimmte Branchenlösungen, die sinnvoller sind als das aktuelle Trendsystem, das auf dem Markt als branchenübergreifende Gesamtlösung mit allen wünschenswerten Anwendungen angepriesen wird. Bei der Wahl oder dem Wechsel zu einem neuen System sollte auch immer der Fokus auf zukünftigen Geschäftsentwicklungen stehen. Es ist richtig, dass ein Warenwirtschaftssystem den momentanen Anforderungen entsprechen muss, dennoch sollten auch Optionen für zukünftige Digitalisierungsmaßnahmen mit in die Entscheidung einfließen. Schließlich ist ein jährlicher Systemwechsel nicht Ziel des Ganzen.

Gemeinsam mit dem Weinfachhändler Klein’s Weindepot haben wir den Prozess begonnen, wie man das richtige Warenwirtschaftssystem für die eigene Branche auswählt und was es zu beachten gibt.

Beginnend mit der Ermittlung des IST-Zustandes, wurde der aktuelle Stand des WWS ermittelt: Was kann das aktuelle WWS und was kann es nicht. Dabei fiel auf, dass die Komplexität seiner aktuellen Warenwirtschaft und fehlende Kategorisierungen, die für seine Branche wichtig sind, dazu geführt haben, dass er bis heute nur die nötigsten Einstellungen durchgeführt hat. Für alles andere war keine Zeit. Auch Schnittstellen und Analysemöglichkeiten fehlen komplett. Der angebundene Online-Shop funktioniert nur als Bindeglied zu einem Onlinemarktplatz und wie so oft ist der Datenabgleich zum Inventar zeitverzögert oder wird nur bedingt übermittelt. Auch ein Tablet als Kassensystem hat sich im Alltagsgeschäft als Fehlentscheidung herausgestellt. Höchste Zeit also, einen Tapetenwechsel vorzunehmen.