Mit Innovationen und Anpassungsfähigkeit die Digitalisierung in einer Baumschule angehen!
Die GartenBaumschule Becker hat sich von einem traditionellen Familienbetrieb zu einem modernen Unternehmen entwickelt, das durch gezielte Digitalisierung und Prozessoptimierung seine Effizienz steigern konnte. Mit der Einführung eines Webshops, der Nutzung digitaler Tools und der Etablierung einer App zur Kundenbindung wurde vor allem die Bestandsgenauigkeit und Sichtbarkeit erheblich erhöht.
Die Ausgangslage:
Mit digitalen Schritten von der Tradition zur Innovation
Oliver Fink startete seine Reise in der GartenBaumschule Becker 1985 als Lehrling und übernahm den Betrieb am 1. Juli 1995 als Pachtbetrieb. Was einst als kleiner landwirtschaftlicher Betrieb auf 2 Hektar begann, hat sich seitdem durch Innovation und Digitalisierung zu einem erfolgreichen Unternehmen entwickelt, das sowohl Privatkund:innen als auch den Großhandel bedient. Mit dem Fokus auf Effizienz und Kundenfreundlichkeit hat Oliver Fink nicht nur den Betrieb erweitert, sondern auch den Service revolutioniert – von überdachten Verkaufsflächen bis hin zu digitalen Rechnungsstellungen. So geht moderne Baumschule heute!
Die Herausforderung und erste Umsetzungsschritte
Eine große Herausforderung für die GartenBaumschule Becker war es, den Betrieb ohne Sekretariat effizient zu führen – jeder Lieferschein, jede Rechnung musste von Oliver Fink selbst erstellt werden. Um diesen Prozess zu erleichtern, setzte er früh auf Digitalisierung. Zuerst wurde 1997 mit Oevermann eine Website aufgebaut, um allgemeine Informationen wie die Öffnungszeiten, Produkte und Dienstleistungen darzustellen.
Im April 2017 wagte die Baumschule dann mit einer Lösung von Green Solution mit einem eigenen Webshop den Schritt in den Onlinehandel. Die Homepage wurde erneuert und ein Dienstleister gefunden, der bereits viele Inhaltelieferte. Der Webshop wurde getestet und optimiert, um den Versand von Pflanzen wie Stauden, Rosen und Obst direkt an die Kund:innen zu ermöglichen. Die SEO-optimierte Webseite steigerte die Sichtbarkeit der Baumschule Becker vor allem auch außerhalb der Kölner Region. Bestellungen aus dem Osten von Deutschland nahmen stetig zu. Das nächste Projekt war geboren: Die Kund:innen kaufen im Onlineshop ein, der Versand erfolgt nicht mehr wie bisher über die Baumschule, sondern direkt über den Hersteller der Pflanzen. Dieses Vorgehen bezeichnet man als Dropshipping.
Die technische Umsetzung brachte neue Herausforderungen mit sich: Die Auftragserfassung lief über die Green Solution Software, die mit dem Warenwirtschaftssystem verknüpft wurde. Bestandsaktualisierungen erfolgten jedoch zunächst nur zweimal täglich, was eine genaue Planung und Disziplin erforderten. Mittlerweile können Bestände über das Smartphone erfasst werden, was die Genauigkeit deutlich erhöht hat.
Die manuelle Pflege der Kundenkartei blieb zeitintensiv und fehleranfällig. Der nächste Schritt war daher die Digitalisierung der Kundendaten: Jeder Kauf, ob im Laden oder online, wurde erfasst und in einer Datenbank gespeichert. Dies brachte nicht nur Effizienz in die Beratung, sondern auch Vorteile in der Rückverfolgbarkeit bei Pflanzenkrankheiten.
Ein weiteres Projekt war die Einführung eines Newsletters, denn die Baumschule wollte ihre Kund:innen durch aktuelle Informationen, nützliche Tipps, Sonderaktionen und mehr an sich binden. Im Verlauf wurde klar, dass die Erstellung, das Schreiben der Texte und das passende Bildmaterial einen hohen zeitlichen Aufwand bedeutete. Hier probierte Oliver Fink auch bereits KI-basierte Tools und Textbausteine, welche die spezifische Gartenbranche aktuell jedoch noch nicht optimal abdecken. Im Austausch mit den Mitliedern der GartenBaumschulen (BdB) hat man sich dazu entschieden, Inhalte und Fotos gemeinsam zu erstellen und so Synergieeffekte für alle zu erzielen. Thematisch und jahreszeitlich kommunizieren alle Baumschulen so identische Inhalte.
Auch in den sozialen Medien ist die GartenBaumschule Becker aktiv. Gemeinsam mit dem Verband werden Inhalte für Instagram erstellt, was sowohl allgemeine als auch individuelle Inhalte umfasst. Diese Aktivitäten tragen dazu bei, die Sichtbarkeit zu erhöhen und Neukund:innen zu gewinnen und für Gartenthemen zu begeistern
Lösungen für die Zukunft: Effizienzsteigerung durch digitale Tools
Die Lösung: diverse Maßnahmen für die Kund:innen
Um den wachsenden Anforderungen gerecht zu werden und die Prozesse weiter zu optimieren, setzt die GartenBaumschule Becker auf gezielte digitale Lösungen für die Kundschaft. Ein bedeutender Schritt war die Einführung des digitalen Kassenbons. Anstatt Papier zu verschwenden, können Kund:innen ihren Beleg jetzt digital erhalten – ein Plus für die Umwelt und den Komfort. Dank neuer Gesetzgebung ist dies nun problemlos möglich, und die Kund:innen nehmen diese Lösung sehr gerne an.
Die Pandemie brachte zusätzliche Herausforderungen mit sich, die jedoch kreativ gelöst wurden: Online-Terminbuchungen wurden eingeführt, um den Kundenstrom zu steuern und das Personal bei der Beratung zu entlasten. Diese Lösung bewährt sich auch heute noch, besonders in Zeiten, in denen das Personal knapp ist.
Aktuell können Kund:innen außerdem mit der App „Gardify“ zahlreiche Videos, Beschreibungen und Anleitungen als Inspiration rund um das Thema Garten erhalten. Darüber hinaus ist eine Pflanzenerkennung per Handyfoto möglich.
Des Weiteren versorgt ein digitaler Anrufbeantworter Anrufende mit relevanten Informationen wie Öffnungszeiten, auch Google-Bewertungen werden aktiv und zeitnah beantwortet. Kontinuierlich beschäftigen sich Oliver Fink und sein Team mit Innovationen, die gemeinsam betrachtet werden, wie beispielsweise ein Chatbot zur Kundenkommunikation, der aktuell noch nicht geplant ist.
Erkenntnisse und Erfahrungen: Digitalisierung als Wachstumsfaktor
Die Einführung des Webshops und die Integration digitaler Lösungen haben in der GartenBaumschule Becker nicht nur die Arbeitsabläufe verändert, sondern auch das Team gestärkt. Die Arbeit mit dem Warenwirtschaftssystem (WaWi) hat zu einer neuen Disziplin geführt: Mehr Mitarbeitende nutzen Computer, um Bestände zu erfassen und zu pflegen. Früher war es nötig, den Bestand manuell zu überprüfen, doch heute reicht ein schneller Blick ins System, um sicherzugehen, ob die Ware verfügbar ist. Die Bestandsgenauigkeit ist somit einer der großen Vorteile der Digitalisierung für die GartenBaumschule Becker. Die schnelle und präzise Erfassung der Bestände ermöglicht es, Aufträge gezielt zu erstellen und nur die Ware anzubieten, die tatsächlich vorrätig ist. Diese Genauigkeit spart Zeit und verhindert Fehler.
Ein weiterer wichtiger Erkenntnisgewinn liegt im Webshop. Obwohl die Umsätze aus dem Onlineverkauf bisher nicht überwältigend sind, hat der Webshop einen erheblichen Einfluss auf die Sichtbarkeit der Baumschule. Dank der verbesserten Online-Präsenz werden potenzielle Neukund:innen über Google auf die Baumschule aufmerksam, was die Reichweite enorm erhöht hat.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Einführung digitaler Lösungen nicht nur die Effizienz im Betrieb gesteigert, sondern auch das Team enger zusammengeschweißt und die Sichtbarkeit der Baumschule erheblich erhöht hat. Tools wie Fileee (DMS), Green Solution (Onlineshop und Website) sowie Rita Bosse (WaWi und Kasse) sind dabei essenzielle Bausteine.
Blick in die Zukunft: Digitalisierung konsequent weiterdenken
Wie geht es weiter?
Die Zukunft der GartenBaumschule Becker steht ganz im Zeichen der weiteren Digitalisierung und Optimierung:
Ein zentrales Projekt ist die Etablierung einer App, die das Herzstück der zukünftigen Kundenbindung bilden soll. Ziel ist es, Stammkund:innen auf die App umzustellen und inaktive Kund:innen – diejenigen, die seit drei Jahren nicht mehr gekauft haben – zu . Mit gezielten Pop-ups und Anschreiben sollen etwa 12.000 Kundenadressen auf ihre Aktualität geprüft und rund 5.000 aktive Kund:innenen weiter gepflegt werden.
Die Kundendatei wird in der Warenwirtschaft gepflegt und ist per Schnittstelle mit dem Shop und dem Kundenbindungsprogramm verlinkt. Beide Systeme sind somit verbunden und synchronisieren sich stetig.
Die App bietet auch neue Möglichkeiten für die Kundenbindung: Anstelle von aufwändigen Newslettern können Kund:innen in der Stammkundendatei künftig über die App Rabatte und Boni erhalten. Geplant sind Pushnachrichten für neue Termine, Workshops und Angebote sowie Rabatte bei Buchungen über die App. Zusätzlich wird Gamification im Bereich der App z.B. in Verbindung mit Gewinnspielen das Erlebnisshoppen unterstützen. Der Startschuss für die App fällt im Herbst 2024, und sie wird eng mit der Website verknüpft sein, inklusive QR-Codes, die für 5.000 Euro in der Erstellung und 3.000 Euro jährlich betrieben werden.
Zusätzlich stehen die Optimierung der Schnittstellen und die Umstellung auf E-Rechnungen auf der Agenda. Obwohl viele Lösungen für kleine Unternehmen oft zu groß und komplex erscheinen, wird die GartenBaumschule Becker weiterhin nach maßgeschneiderten Tools suchen, um ihre Prozesse effizienter zu gestalten. Die Umstellung auf ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist dabei ein wichtiger Schritt.
Ein weiterer Fokus liegt auf der Digitalisierung des Backoffices. Durch die nahtlose Integration von App, Website und weiteren digitalen Tools will die Baumschule Becker ihre Effizienz weiter steigern und den Service für ihre Kund:innen weiter optimieren.
Natürlich haben auch die Möglichkeiten der Künstlichen Intelligenz (KI) bei der Baumschule Einzug gehalten: Für den Schriftverkehr werden Tools genutzt, die den Inhalt von Briefen oder Dokumenten effizienter erstellen. „Toll wäre es, wenn wir uns zukünftig die KI dabei hilft Pflanzen passend zu kombinieren und planen. Noch ist das allerdings nicht möglich“, sagt Oliver Fink.
Auch mit Augmented Reality (AR) hat sich Oliver Fink mit einer Softwarefirma auseinandergesetzt. Aber Pflanzen in unterschiedlichen Größen und Formen darzustellen und z.B. in den Garten einzufügen, hat bisher nicht funktioniert. „Das sah sehr nach Minekraft aus “ lacht Fink. Die Technologie wird jedoch auf jeden Fall im Auge behalten.
Schlussendlich gibt es das Thema „Smart Garden“ , das in der Zukunft an Bedeutung gewinnen wird. Gemeint ist damit, Technologien zu nutzen, um Gartenaufgaben zu automatisieren und effizienter zu gestalten. Dazu gehören automatisierte Bewässerungssysteme, die den Bodenfeuchtigkeitsgehalt messen und die Bewässerung entsprechend anpassen, sowie selbstständige Rasenmäher-Roboter. Smarte Beleuchtung und Steckdosen können per App gesteuert werden, während Pflanzensensoren und Wetterstationen Informationen sammeln, um die Pflanzenpflege zu optimieren. Diese Systeme helfen, Ressourcen zu sparen und den Garten einfach von überall aus zu verwalten.
Mit einem klaren Blick auf Trends und Kundenbedürfnisse setzt die GartenBaumschule Becker so auf eine zukunftsorientierte Strategie, die Innovation und Tradition vereint.
Mehr lesen über
Unternehmen: GartenBaumschule Becker
Ort: Bergisch Gladbach, Refrath
Mitarbeitende: 5
Gründungsjahr: 1995
Branche: Gartenbau
Website: gartenbaumschule-becker.de