Backoffice-Lösungen für Einzelhändler –
die fünf wichtigsten Kriterien
Das Mittelstand-Digital Zentrum Handel begleitet ausgesuchte Händler bei der Digitalisierung und Geschäftsmodellentwicklung. Ziel der Pilotprojekte ist es, beispielhaft zu zeigen, wie Betriebe sich strategisch und zukunftsweisend weiterentwickeln und digitalisieren können. Über eine Ausschreibung wurden Ende 2019 Unternehmen gesucht, die gemeinsam mit dem Mittelstand-Digital Zentrum Handel diesen Weg gehen wollen.
Wie bereits hier und hier berichtet, hat das Sanitätshaus Vital im Frühjahr 2020 begonnen, mit Unterstützung des Mittelstand-Digital Zentrum Handel neue digitale Wege zu gehen. In den verlinkten Artikeln haben wir aufgezeigt, welche „Baustellen“ in der Administration angegangen werden sollen: die Digitalisierung des Dokumentenmanagements und die Digitalisierung der Kundenbeziehungsprozesse.
Digitales Dokumentenmanagement
Wie in vielen Unternehmen findet die Buchhaltung des Sanitätshauses zum Großteil noch in Papierform statt. Dies bindet unnötige Ressourcen, belastet die Umwelt – und soll in Zukunft abgeschafft werden.
Hier bietet der Markt unzählige Lösungen, deren Grundfunktion recht ähnlich funktioniert: eine Dokumentenmanagement-Software unterstützt ihre Nutzer*innen bei der Verwaltung von Unterlagen. Dabei werden zunächst alle Dokumente, die in der Buchhaltung vorliegen, in digitaler bzw. gescannter Form in dem System abgespeichert. Dort werden sie – teils automatisch – mit kategorischen Informationen versehen und können anhand dieser schnell und einfach wiedergefunden werden. Darüber hinaus können mit einem digitalen Dokumentenmanagement Abläufe automatisiert und komplexe Prozesse digital abgebildet werden. Das physische „Abspeichern“, also das Abheften und langfristige Aufbewahren in Ordnern, entfällt komplett.
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Jedem Händler und jeder Händlerin ist klar: Kundenbeziehungen müssen gepflegt werden. Denn auch wenn die Kundenbindung viel Mühe, Arbeit und mitunter auch Kosten verursacht – die Gewinnung von neuen Kundinnen und Kunden ist noch mühsamer. Im Arbeitsalltag ist dies jedoch schwierig und viele wertvolle Informationen aus Interaktionen gehen verloren. Die Dokumentation ist also ein großes Thema, um langfristig alle Daten und Wünsche der Kund*innen an einem Ort zu sammeln.
Unter dem Stichwort CRM (für Customer Relationship Management) findet man auf Anhieb etliche Anbieter, mit deren Systemen man seine Kundenbeziehungsprozesse systematisch gestalten kann. Diese Systeme unterstützen Händler*innen in ihrer Kommunikation mit ihrer Kundschaft, indem sie neben den Stammdaten zum Beispiel auch den gesamten Mailverkehr abbilden. Sie liefern wertvolle Zahlen, Daten und Fakten und können auch Schwachstellen im Dialog aufzeigen. So kann CRM-Software auch eine Struktur vorgeben, die standardisierte Arbeitsabläufe gewährleistet.
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Vorweg die Ernüchterung: die eine perfekte Software gibt es nicht. Sie werden nicht umhin kommen, sich einen fundierten Überblick über den Markt zu verschaffen. Nehmen Sie also die Programme der unterschiedlichen Anbieter Ihren Zwecken gemäß unter die Lupe und achten Sie dabei auf folgende Kriterien:
- Funktionen und Schnittstellen-Offenheit: Welche Funktionen hat das Programm? Bietet es alles, was ich brauche? Und gibt es die passenden Schnittstellen zu meinen anderen Anwendungen? (Im Sanitätshaus muss das CRM-System zum Beispiel mit vielen externen Geräten wie der Körperfettwaage etc. kompatibel sein.)
- Preis und Finanzierungsoptionen: Passt das Preismodell zu meinem Geschäftsmodell? Lassen sich vielleicht auch für wenige Monate Lizenzen, beispielsweise für Aushilfen, dazu buchen und schnell wieder kündigen? Wie sind die Kündigungsfristen generell?
- Datensicherheit: Bei jeder Cloud-Lösung (also einem Programm, das Sie online nutzen und nicht auf Ihrem Computer installiert haben) ist es wichtig, zu prüfen, wo die Server des Anbieters stehen und ob dieser garantieren kann, dass seine Lösung datenschutzkonform ist. Die Server sollten z.B. in EU-Ländern stehen, um unserer DSGVO zu entsprechen. Die USA sind als Standort für Server laut den letzten Beschlüssen des EuGH z.B. abmahngefährdet. Wenn Sie dies berücksichtigen, können Sie unbesorgt von den vielen Vorteilen Cloud-basierter Lösungen profitieren: ein Programm in der Cloud ist immer aktuell, es erfordert keine Updates im eigenen System und ist immer auf allen Endgeräten abrufbar. Dabei benötigt es keinerlei Speicherplatz.
- Service: Gibt es zu der Software-Lösung auch einen guten Service des Anbieters? Gibt es eine Hotline oder eine Hilfestellung per E-Mail, falls Sie mal Fragen oder Probleme mit der Software haben?
- Referenzen und Bewertungen: Können Sie im Internet gute Bewertungen finden oder kennen Sie jemanden, der auch erfolgreich mit der Software arbeitet und zufrieden ist?
Sie sehen: es kostet ein wenig Zeit, die passende Lösung für sich zu finden. Es zahlt sich langfristig jedoch immer aus, eine solche Entscheidung mit Bedacht zu fällen.
Und Vorsicht! Zwar lässt sich auf der Grundlage der oben genannten Kriterien eine passende Software für die Prozesse in Ihrem Unternehmen identifizieren. Sie sollten jedoch keine Infrastruktur schaffen, die schlussendlich keiner Ihrer Angestellten nutzt, weil er oder sie mit der Anwendung überfordert ist. Vielmehr muss sichergestellt sein, dass der Veränderungsprozess hin zu digitalen Prozessen auch in den Köpfen der Mitarbeiter angestoßen wird. Lesen Sie dazu in Kürze hier mehr – wenn die technischen Lösungen im Sanitätshaus integriert sind und die Mitarbeiter*innen in jeden Schritt auf diesem Weg eingebunden worden sind.
Unternehmen: Sanitätshaus Vital
Mitarbeiter: 39
Branche: Medizinische Hilfsmittel und Verbrauchsmaterial
Projektstart: Juni 2020
Einblicke in das Projekt
