Best Practice: Vom Anbieterbeschluss zur Umsetzungsreife
Das Mittelstand-Digital Zentrum Handel begleitet Händler:innen bei der Digitalisierung. Anhand dieser Beispiele wird gezeigt, wie die digitale Transformation im Einzelhandel aussehen kann.
Teil 2: Hürden und Konkretisierung
Nach den Vorbereitungen aus der ersten Projektphase ging es in der zweiten Phase um die konkrete Umsetzung. Der passende Shop-Anbieter musste verbindlich ausgewählt werden, das Lastenheft wurde mit dem Umsetzungspartner geschärft und zentrale Betriebs- und Prozessfragen (Daten, Sortimentsstart, Rollen, B2B/B2C-Logik) wurden entschieden, um die Realisierung voranzutreiben. Bereits in dieser Phase wurde deutlich, dass nicht nur die Shop-Technologie, sondern auch die Verfügbarkeit und Struktur der Produktdaten über Tempo und Erfolg des Projektes entscheiden werden.
Hürden bei der Integration in den Onlineshop
Bei der Anbieterauswahl hat sich SÜDMETALL aus preislichen und technischen Gründen für denselben Anbieter entschieden, der auch das bestehende Warenwirtschaftssystem bereitstellt. Damit verfolgt das Unternehmen bewusst einen integrierten Ansatz: Die Systemlandschaft bleibt schlanker, Schnittstellen- und Abstimmungsaufwand werden reduziert und die Voraussetzungen für eine belastbare Kopplung von Artikeln, Kundenlogiken, Konditionen und Beständen verbessern sich.
Parallel zur Anbieterentscheidung zeigte sich als das größte Projektrisiko klar die Datenlage. Die im Warenwirtschaftssystem vorhandenen Artikeldaten sind für einen Onlineshop nur bedingt geeignet. Insbesondere fehlen in vielen Fällen aussagekräftige Produktbeschreibungen, Bilder und technische Details, die für eine digitale Kaufentscheidung und eine saubere Produktsuche notwendig sind. Diese Situation ist in der Baubranche nicht untypisch – im Projekt wurde sie aber als wesentlicher Faktor identifiziert, der den Zeitplan, die Go-Live-Fähigkeit und die Sortimentsbreite direkt beeinflusst.
Um den Einstieg dennoch zu ermöglichen, wurde eine pragmatische Vorgehensweise gewählt: Zunächst wurde analysiert, welche Produkte aufgrund ihrer Abverkaufsstärke und Marge für den Shopstart am relevantesten sind. Auf Basis dieser Priorisierung werden die Hersteller dieser Materialien gezielt kontaktiert und um die Bereitstellung der benötigten Daten gebeten. Ziel ist es so, mit einem belastbaren Kernsortiment zu starten, anstatt sich selbst durch die vollständige Datenpflege für das Gesamtportfolio zu blockieren.
Konkretisierung der erforderlichen Anforderungen
Im nächsten Schritt des Projekts erfolgte die Detailabstimmung des Lastenheftes mit dem Entwicklerteam.
Checkliste
Zusätzlich wurde eine Checkliste verfolgt und um Folgefragen ergänzt, die sich aus den Anforderungen ergeben. Damit wurde sichergestellt, dass notwendige Klärungen nicht erst in der Umsetzung auftauchen, sondern systematisch vorab adressiert werden.
B2B & B2C ✔
Ein zentrales konzeptionelles Thema war die Frage, wie der B2B-Shop zugleich für B2C-Kund:innen attraktiv und praktikabel werden kann. Dabei geht es vor allem um die Preis- und Konditionenlogik sowie um Einschränkungen in der Lieferfähigkeit. Insbesondere große oder schwere Materialien können häufig nicht sinnvoll an Endkund:innen geliefert werden. Zudem sind bestimmte Gebindegrößen oder Verpackungseinheiten eher für gewerbliche Kund:innen gedacht. Daraus ergibt sich die Notwendigkeit, B2C-Profile so zu steuern, dass im Hintergrund nur die passenden Artikel bzw. Artikelvarianten sichtbar und bestellbar sind. Das erfordert eine saubere Logik im Artikelstamm und in der Kundenklassifizierung.
PDF-Katalog ✔
Um Kund:innen einen vertrauten Einstieg in den Onlineshop zu ermöglichen und zeitgleich digitale Bestellprozesse zu fördern, wird ein PDF-Katalog in den Shop integriert. Dieser läuft in einem Frame im Browser und wird mit klickbaren Links versehen, die direkt auf die jeweiligen Produkte im Shop führen.
Damit können Nutzer:innen weiterhin katalogbasiert stöbern, gelangen aber ohne Medienbruch in die Bestellstrecke.
Produktsuche ✔
Auch die Effizienz der Produktsuche wurde als wichtiger Hebel identifiziert. Neben dem klassischen Suchfeld wird perspektivisch eine grafische Suche angestrebt – beispielsweise über die Darstellung eines Hauses, in das man hineinzoomen kann, um relevante Artikel kontextbezogen auszuwählen.
Zusätzlich wird die Sortierung der Freitextsuche so ausgerichtet, dass sie Nutzer:innen schneller zum Ziel führt. Treffer sollen priorisiert nach bisherigen Käufen, nach Verfügbarkeit und nach allgemeinen Topsellern erscheinen.
Echtzeit-Bestandsanzeige ✔
Für die Echtzeit-Bestandsanzeige muss die Standortstruktur von SÜDMETALL abgebildet werden, da Bestände auf vier Standorte verteilt sind. Der B2B-Kunde ist einem Standort zugeordnet, von dem er grundsätzlich beliefert wird. Artikel, die dort verfügbar sind, sollen grün markiert werden. Wenn eine interne Umlagerung erforderlich ist, erscheint ein gelber Marker. Gleichzeitig wird der Bestand in seiner tatsächlichen Stückzahl angezeigt, um Transparenz und Planbarkeit in der Bestellung zu erhöhen.
Planbare Liefertermine ✔
Ein weiteres Element zur Unterstützung der Handwerkskund:innen ist die Möglichkeit, im Shop einen gewünschten Liefertermin anzugeben. Damit können Kund:innen Bauprojekte besser takten und sicherstellen, dass Material zum richtigen Zeitpunkt bereitsteht.
Gleichzeitig reduziert dies das Risiko von Leerlauf, wenn Monteur:innen wegen fehlender Materialien nicht arbeiten können.
Verknüpfung von Komplementärartikeln ✔
Um Bestellungen vollständiger zu machen und Handwerker:innen im Prozess zu unterstützen, werden Artikel miteinander verknüpft, die bei der Montage sinnvoll zusammengehören. Der Shop soll dadurch bereits bei der Bestellung auf ergänzende Produkte hinweisen und typische Lücken vermeiden.
Shop-Navigation ✔
Ein weiterer wichtiger Punkt betrifft die Warengruppenstruktur. Die im ERP vorhandenen Warengruppen sind aktuell sehr tief hierarchisch aufgebaut. Für den Onlineshop ist eine solche Tiefe jedoch nicht zu empfehlen, da Nutzer:innen sich in langen Strukturen schlechter orientieren und die Navigation unnötig komplex wird. Ziel ist deshalb eine Reduzierung auf maximal zwei Ebenen: Warengruppe und sekundäre Warengruppe.
Externer Chatbot ✔
Zur Verbesserung des Kundenservice ist zu einem späteren Zeitpunkt nach dem Go-Live die Integration eines externen Chatbots vorgesehen. Dieser wird mit FAQs und Montageanleitungen trainiert, um wiederkehrende Fragen schneller zu beantworten, Kund:innen direkt im Shop zu unterstützen und die Serviceorganisation zu entlasten.
Organisation der Verantwortlichen
Mit der Umsetzung des Projektes wurde deutlich, dass die Datenlage nicht nur ein technisches Problem ist, sondern auch eine organisatorische Aufgabe darstellt. Die Projektleitung beschloss daher, die Unterstützung für das Daten-Teilprojekt zu erhöhen. Die beiden verantwortlichen Mitarbeiter:innen des Projektes wurden teilweise von anderen Aufgabenbereichen entbunden, um den notwendigen Fokus zu schaffen. Gleichzeitig sollen im Unternehmen Strukturen etabliert werden, die diese Aufgabe dauerhaft übernehmen können.
Im Zuge dessen wurde außerdem erarbeitet, welche Rollen sich durch den Shop verändern und welche neuen Rollen entstehen müssen. Diese Ergebnisse wurden in einem separaten Dokument festgehalten, um Verantwortlichkeiten und zukünftige Arbeitsabläufe frühzeitig zu klären.
Der Prototyp ist inzwischen vorhanden, und erste Artikel werden eingespielt. Dabei hat sich ein weiteres praktisches Problem bestätigt: Herstellerkataloge lassen sich nicht ohne Weiteres importieren, weil Feldstrukturen je Hersteller stark variieren. Es geht dabei nicht nur um Standarddaten wie Länge, Breite oder Gewicht, sondern auch um technische und regulatorische Informationen, etwa in Bezug auf rechtliche Vorgaben wie die Gefahrstoffverordnung. Die notwendige Vereinheitlichung und Zuordnung dieser Daten erhöht den Aufwand deutlich und verstärkt die Bedeutung eines strukturierten Datenprozesses.
Die ersten Auswertungen machen deutlich, wie wichtig für SÜDMETALL eine leistungsstarke und intuitiv bedienbare B2B-Shop-Lösung ist.
