Abschied vom Papier: Sanitätshaus Vital
Das Mittelstand-Digital Zentrum Handel begleitet ausgesuchte Händler bei der Digitalisierung und Geschäftsmodellentwicklung. Ziel der Pilotprojekte ist es, beispielhaft zu zeigen, wie Betriebe sich strategisch und zukunftsweisend weiterentwickeln und digitalisieren können. Über eine Ausschreibung wurden Ende 2019 Unternehmen gesucht, die gemeinsam mit dem Mittelstand-Digital Zentrum Handel diesen Weg gehen wollen.
Warum ein Sanitätshaus?
Ein Geschäft, das sich daraufhin beworben hat, war das Sanitätshaus Vital, das vier Filialen in Hilden, Erkrath, Langenfeld und Solingen hat. Neben dem klassischen Sanitätsbedarf bieten diese eine große Auswahl an Produkten und Services rund um Sport und Fitness sowie Wäsche und Bekleidung. In der hauseigenen Werkstatt werden Schuheinlagen, Bandagen, Prothesen und Orthesen angepasst bzw. maßangefertigt.
Nach einem Vor-Ort-Termin war klar, dass das Sanitätshaus ein idealer Partner ist, um in einem gut aufgestellten und funktionierenden Betrieb die Grundlagen zur Digitalisierung zu legen und für andere Händler aufzuzeigen.
So startete das zweite von insgesamt vier Projekten im Januar 2020 mit dem ersten Workshop. In diesem wurde als Basis für das weitere Vorgehen der gesamte Ist-Zustand des Unternehmens analysiert und die Infrastruktur „frontstore“ (auf der Verkaufsfläche) und „backstore“ (im administrativen Bereich) unter die Lupe genommen. Dabei fiel vor allem ins Auge, dass in der gesamten Buchhaltung veraltete Strukturen herrschen, die nun aufgebrochen werden sollen. Dafür wurde im ersten Workshop ein neues Konzept erarbeitet:
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Das digitale Backoffice
Trotz verfügbarer Technologien zur Reduzierung oder vollständigen Vermeidung von Papier halten immer noch über 80% der Unternehmen an veralteten Ablagesystemen fest und besetzen somit wertvolle Ressourcen, die ganz neue Arbeitsstrukturen und finanzielle Ersparnisse freischalten würden. So auch im Sanitätshaus Vital. Um hier einen großen Schritt in die Zukunft zu gehen, wurde beschlossen, die Buchhaltung Schritt für Schritt zu digitalisieren und Abschied vom Papier zu nehmen. In Zukunft werden hier völlig neue Prozesse stattfinden, um mit neuer Software und digitalisierten Dokumenten papierlos zu arbeiten.
Der Veränderungsprozess in diesem Projekt ist jedoch nicht zu unterschätzen. Viele Menschen sind auf die haptische Papierarbeit konditioniert und sehen Dokumente jetzt nur noch auf dem Bildschirm. Deshalb gehört zu diesem Projekt auch eine begleitende Kommunikations- und Integrationsmaßnahme.
Diese Neuerungen in der Buchhaltung bilden nun die Grundlage für alle weiteren digitalen Zukunftsprojekte im Sanitätshaus.
Vision und weitere Maßnahmen
Des Weiteren wurde in dem ersten Workshop gemeinsam mit dem Team eine Vision für die nächsten Jahre entwickelt, die festhält, was das Sanitätshaus für seine Kunden darstellen und leisten möchte.
Diese lautet: „Wir sind dein Wegbegleiter für ein glückliches und gesundes Leben.“ Entlang der Shopper Journey wurde anschließend erarbeitet, welche Aktivitäten folgen müssen, um auf diese kundenzentrierte Vision als Werttreiber einzuzahlen. So wurden zahlreiche Maßnahmen für die Bereiche „Impuls“, „Information“, „Aufenthalt“, „Sortiment“ und „Bindung“ abgeleitet, die nun nach und nach umgesetzt werden sollen.
Unternehmen: Sanitätshaus Vital
Mitarbeiter: 39
Branche: Medizinische Hilfsmittel und Verbrauchsmaterial
Projektstart: Juni 2020
Angewandte Methoden
- Mehrere Workshops zu unterschiedlichen Themenschwerpunkten
- Strategieworkshop zur Analyse der Ist-Zustände der digitalen Infrastruktur
- Workshops zur Analyse des Kundenverhaltens mit Fokus auf die Shopper Journey
Ziele
- Digitalisierung des Backoffice
- Analyse der Ist-Zustände – Digitale Infrastruktur Back-/ Frontstore
- Vision des Unternehmens – „Wir sind dein Wegbegleiter für ein glückliches und gesundes Leben.“
- Ausbau der Servicequalität für Kunden
Einblicke in das Projekt
Projektlaufzeit
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Start
Das Pilotprjekt startete Januar 2020.
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Digitales Backoffice
Schrittweise Digitalisierung der Buchhaltung, zur Schaffung eines papierlosen Büros, basierend auf einem digitalen Dokumentenmanagement.
Beteiligte Partner/ Unternehmen
Vital Sanitätshaus
Robert-Gies-Straße 2
40721 Hilden
Tel.: 02103 – 963 16 0
E-Mail: info@vital-hilden.de
gmvteam GmbH (im Auftrag des Mittelstand-Digital Zentrum Handel)
Rather Kirchplatz 11
40472 Düsseldorf
Tel.: 0 211 / 5989 6507
E-Mail: info@gmvteam.de
